»
»
»
Consultation

Pratique : comment bien gérer sa boîte mail ?

Pratique : comment bien gérer sa boîte mail ?

Rien de plus agaçant que de perdre du temps à trier ses mails... Romain Bisseret publie "60 minutes pour reprendre le contrôle de vos mails", un livre de conseils pour reprendre en main la gestion de ses mails et gagner en efficacité...

Pratique : comment bien gérer sa boîte mail ?
Crédit photo © Reuters

(Boursier.com) —

Qui n'a jamais eu de sentiment de lassitude à l'ouverture d'une boîte mail révélant 110 nouveaux messages... souvent inutiles ? En effet, 73% des mails reçus ne vous concernent pas directement ! Et pourtant... vous ouvrez 70% de vos mails professionnels dans les 6 secondes suivant leur réception, et 85% d'entre eux durant les 2 premières minutes. Dans cette avalanche de sollicitations digitales, Romain Bisseret publie un petit livre intitulé : 60 minutes pour reprendre le contrôle de vos mails.

Dans cet ouvrage, il suggère quelques bonnes pratiques pour gagner en efficacité de gestion et de productivité pour enfin reprendre la main sur ces harassantes sollicitations par courriel.

Evitez 5h de travail

Dans 60 minutes pour reprendre le contrôle de vos mails, le spécialiste de productivité personnelle, Romain Bisseret, met à disposition des outils permettant de canaliser le flux d'informations du mailing, pour une gestion efficace et sans stress permettant d'atteindre la plénitude du "inbox zéro".

Sans nul doute s'agit-il d'un vrai challenge pour beaucoup, puisque la consultation des mails représente jusqu'à 5h de travail par jour pour les cadres européens et génère une impression de surcharge de travail, de sollicitation permanente et de perte de contrôle de l'activité.

Pas d'urgence !

A un moment où la déconnexion devient un droit dans le monde du travail, Romain Bisseret s'appuie sur la méthode GTD (Getting Things Done) de l'Américain David Allen pour proposer des actions concrètes à mettre en place pour optimiser l'outil courriel. En effet, le mails sont un outil de travail et non le travail du jour !

Par conséquent, "il n'y a pas de e-mail urgent", selon Romain Bisseret, qui rappelle que le mail est "conçu pour le partage d'informations, pas pour les échanges d'idées" et encore moins pour la résolution de conflits internes. Le courriel ne dispense donc pas des outils traditionnels de l'entreprise : téléphone, réunion, visioconférence, contact direct.

Devenir proactif

Pour une meilleure utilisation de ce puissant outil, Romain Bisseret préconise de ne pas donner de réponse de immédiate à réception, et de choisir des plages régulières de consultation, par exemple au début de chaque heure. Il faut donc devenir proactif face à sa messagerie. "Le relevé automatique et les notifications sont non seulement inutiles, mais surtout ils sont l'un des freins majeurs de la productivité en entreprise", écrit-il.

Consulter ses mails en première tâche professionnelle, revient à tuer la créativité. Il préconise de les traiter à la file, afin de moins dépenser d'énergie mentale tout en restant dans un même influx opératoire.

"Inbox zero" = gain d'efficacité

La base de la gestion des courriels reçus repose sur un tri où il convient d'identifier les actions : "faire", "déléguer", "dès que possible". Dans l'hypothèse où le mail ne nécessite pas d'action, on peut : "jeter", "classer/ archiver", ou laisser "pour plus tard".

Il ne faut pas perdre de vue que "travailler à partir d'une boîte de réception vide est plus efficace, et moins énergivore que depuis une boîte dans laquelle sont entassées des années d'e-mails, plus ou moins traités", souligne Romain Bisseret.

Passez à l'automatique

Pour éviter que le mail soit la cause principale de connexion permanente, il est nécessaire de poser quelques règles automatiques de gestion : redirection de dossiers en délégation, message d'absence etc... Pour gagner en qualité d'information reçue et éviter la déperdition de contenu, il convient aussi à la rédaction de messages d'être précis dans le champ "objet" du mail avec des termes : "pour action", "temps compté", "urgent", "réponse avant...".

Romain Bisseret rappelle aussi l'existence de plug-ins d'assistance mail permettant de créer des filtres et des règles plus complexes ainsi que d'automatiser certaines opérations fastidieuses.

Référence :

Pour davantage de réponses pratiques, moins de stress, et gagner en efficacité dans votre boîte mail : 60 minutes pour reprendre le contrôle de vos mails de Romain Bisseret (102 pages). Cet ouvrage est disponible au prix de 17 euros auprès des éditions Gereso (www.gereso.com/edition) et dans toutes les librairies...

©2017-2019,

Nombre de caractères autorisé : 500

Déjà inscrit ? Connectez-vous

Pas encore inscrit? Inscrivez-vous en quelques secondes !

Partenaires de Boursier.com