1 réactionManagement : les salariés français trichent plus souvent sur leurs notes de frais, mais sur des sommes moindres
(Boursier.com) -- Selon un sondage international réalisé par KDS, les salariés français sont les plus nombreux à considérer comme une corvée le fait de remplir leurs notes de frais (69% d'entre eux). Ils trichent aussi plus fréquemment que leurs collègues américains où britanniques... Mais ces derniers avouent les plus grosses surévaluations : jusqu'à plus de 500 euros pour 17% des britanniques ! Inversement, nombre de salariés renoncent fréquemment à certains remboursements, sur des sommes jugées trop petites, ou bien parce qu'ils ont oublié l'objet de la dépense !
L'enquête de KDS, une société non cotée leader en Europe des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, a recueilli 361 réponses de personnes réparties dans 18 pays et dont la France (41%), la Grande-Bretagne (20%) et les Etats-Unis (14%). L'enquête est jugée représentative d'entreprises de toutes tailles, d'organisations de plus de 5.000 personnes à des structures de moins de 100 personnes. Elle s'est déroulée de la mi-mai à la mi-juin 2008.
Les notes de frais sont avant tout une corvée et une perte de temps, ont estimé 69% des sondés en France, 56% aux Etats-Unis et 48% en Grande-Bretagne. Cette tâche est, pour certains collaborateurs, tellement ingrate qu'ils sont prêts à perdre de l'argent plutôt que de remplir leurs notes de frais. Ainsi, 25% des personnes ayant répondu à l'enquête affirment qu'il leur arrive souvent de ne pas demander le remboursement de certaines dépenses (54% de façon plus exceptionnelle).
Les raisons évoquées, pour ne pas se faire rembourser certains frais, sont que les montants en question sont négligeables (31%) ou que les justificatifs ont été perdus (22%) ou encore que la raison de la dépense a été oubliée (20%). Le collaborateur perd ainsi entre 10 et 50 euros dans 43% des cas.
Remplir une note de frais est par nature un acte contraignant. Il faut justifier la dépense, retrouver l'ensemble des justificatifs, convertir éventuellement les devises étrangères, parfois même scanner les justificatifs, les envoyer par email... Pour 13% des sondés la tâche la plus énervante reste le travail de conversion des devises et pour 12% la chasse aux justificatifs.
Face à un processus encore faiblement automatisé, chronophage et souvent générateur de perte d'argent, un petit nombre de salariés avoue "surévaluer" parfois ses notes de frais. Ils sont 13% à avouer avoir triché et parmi ceux-là la majorité est... française !
Mais si les français sont plus nombreux à tricher, les sommes sont plus faibles que celles des américains et des anglais qui avouent tricher sur des montants plus élevés. Ainsi ils sont 17% en Grande Bretagne à avoir surévalué leurs notes de plus de 500 euros !
Selon l'initiateur de l'enquête, cette petite triche semble avant tout être un moyen de se dédommager face à un système complexe ou mal paramétré, à une perte de reçus ou encore à un surcoût bancaire imputé sur le compte du salarié.
Les frais de connexion à l'internet lors des déplacements, sont par ailleurs sujets à débat. Certaines sociétés les prennent en charge complètement, d'autres partiellement ou même parfois pas du tout. Le collaborateur doit alors payer de ses propres deniers pour consulter ses courriels. En France 15% des voyageurs d'affaires se connectent à l'internet à leurs propres frais. Seulement 53% des entreprises françaises prennent ces coûts complètement en charge contre 66% en Grande-Bretagne.
"Contrairement aux entreprises anglo-saxonnes, les sociétés françaises n'ont toujours pas pleinement pris conscience de l'impact des notes de frais sur leurs coûts de gestion et sur le bien-être de leurs salariés", explique Stanislas Berteloot directeur marketing de KDS. "Les chiffres parlent d'eux-mêmes : les notes de frais sont dans l'ensemble traitées sur Excel. Ce fonctionnement interdit toute automatisation et alourdit considérablement la charge de travail de la comptabilité. Les salariés excédés par ces processus longs et contre-intuitifs perdent souvent leur temps pour se faire rembourser et également de l'argent".
Ainsi certains avouent gonfler parfois leurs notes de frais pour compenser les lacunes du système ou les règles de leur entreprise.
La problématique de gestion des notes de frais est intimement liée à celle des déplacements professionnels, estime KDS qui recommande donc dans son étude l'usage de meilleures pratiques dont la mise en place d'une solution unifiée voyage et notes de frais permettant une saisie simplifiée et plus rapide des dépenses, un contrôle de la politique voyages, un suivi des dépenses et des encours, tout en garantissant une satisfaction maximale des utilisateurs.
